管理者如何有效委派工作
管理是一门艺术,其中最值得我们探讨的就是如何委派工作。任务交给合适的人才能做得完美。那么,分派工作有什么原理可遵循呢?今天为大家推荐这篇关于管理者如何委派工作,欢迎阅读。
作为公司老板,你只需专注那些能为公司带来最大利益的事情。通常说来,这些事情也只有你能够胜任。你需要做的是将其他事情委派给员工去做。
当然,你需要判断哪些事情比较重要,需要你亲自花时间去做。帕累托法则(又名二八定律)表明,20%的事情(例如你的客户)产出了80%的结果(例如公司总销售额)。这个定律应用到本篇文章就是说,最后结果的80%,其实只是由你工作的20%完成的。因此,关键就是如何确定这20%的工作是什么,如何去做更多有效的工作,以及把其他80%的工作委派出去。
确定工作中最重要的20%
确定工作中最重要的20%,第一个方法是“回顾”。回顾一下,去年推动你公司发展的最重要的项目是什么?这个问题的答案会告诉你最重要的那20%工作,以及你需要继续去做哪些工作。
第二个确定优先工作的方法是列出你接下来要做的工作,并且思考下面几个问题:
这些工作真的会给你的公司带来利益吗?
你擅长做这项工作吗?
公司里有其他人比你更加胜任这项工作吗,或者说能够把这项工作做得和你一样好。
最后,还有一个好方法能够帮你确定那些不属于这20%的工作:把低价值的工作记录下来。要做到这一点,你首先需要停止做那些低价值的工作。例如,如果你能以1小时10美元的价格雇佣一个人来做某项工作,你就不必自己去做。当你回顾自己过去的工作时间时,把属于这类的工作都记录下来。
接下来你需要做的是:把那些低价值的工作委派给其他人。
有效委派任务的5个步骤
对于一些企业家和公司老板来说,委派任务在一开始常常很困难,因为他们总是希望自己能够掌控一切事情。然而,为了达到最佳状态,你必须学会委派任务。乔布斯就是这样做的,他没有自己制作出iPod的样机,也没有亲自参与制造、市场和售后服务的管理。比尔盖茨也没有编写所有微软产品的代码。再想一下,如果理查德·布兰森没有将工作委派出去,他还能够管理将近50家公司吗?
事实就是这样,只有将任务委派给其他人,你才能将时间节省下来,专注于那些能带来最高效益的工作。然而,如果委派不当,结果将会是工作没有完成或做得很差,那你可能需要花费更多时间和精力去处理这个后果。因此合理委派工作是至关重要的。
以下几个步骤能够帮助你有效委派任务:
1确认能够委派任务的那个人
这个人可能是你公司的员工,也可能是外包人员或外包公司。这个人必须具备完成这项任务的相应技能,而且能够在规定时间内完成任务。
你的员工需要列出每周或每日要做的工作,以便你能够查看这些表单,来确定适合这项任务的人选。
2将工作交代清楚
下一步是将工作交代清楚,包括工作是什么,需要交付的东西,完成日期,以及为什么需要做这项工作。如果你草率处理这个步骤,只简单交代“在这个日期前把这件事完成”,那你可能得到不满意的结果。
3考虑工作计划以及如何完成这项工作
接下来,你需要考虑工作计划,尤其是接受委派的这个人如何去完成这项工作。
需要注意的是,你要委派的不是某一项任务(比如今天将这份报告发一份传真)而是一个过程(比如从现在开始将我所有的报告都传真过去)。因此,当你委派一项像发传真这么简单的任务时,你需要考虑工作计划。例如,你多久需要发一次传真?当你完成报告后,需要在什么时间内将其传真出去?发送传真后必须要做什么?(确认收到?粉碎文件?)
你需要花时间去详细考虑并记录下这个任务需要如何被完成。
4让被委派人复述工作计划
加下来,你要让被委派任务的那个人向你复述任务,以确认他们完全理解了你的要求。很多人在听完后都会点头说“是的,我明白了”,但如果你让他们复述要求,就会发现他们的理解是错误的。你需要让他们把你的工作要求复述清楚。
5跟踪任务进展并提供反馈(长期任务)
当你委派的任务需要超过一到两天完成,你必须跟踪任务进程并提供反馈。理想状态下,你应该在每个任务节点进行检查,确保工作正确进展。
为了确保任务能正确完成,你需要在日历上标出检查节点,并及时监控上报结果。如果员工没有上报,必须及时提醒他们进度已经落后。你要定期同他们见面并给他们反馈和指导。
6评价员工表现
有效委派任务的最后一步是评价员工表现。很多企业家和公司老板都忽略了这一步,并因此深受其害。原因是,如果某人第一次完成你委派的任务时得到了B1评价,你认为他下次会做得怎么样呢?
下次他会神奇地做到A1的程度吗?不会。事实上,如果他们认为B1已经很好了,那下次他只会做到B1或更差的程度。这就是为什么给出反馈或评价表现能够使你下次得到更好的'员工表现。
即使员工做得不错,你也要向他们解释为什么这次的工作做得很好,这样他们才会在下次工作中表现得同样出色。你需要告诉他们是否还有完善的空间。比起毫无反馈,人们更喜欢收到少许负面反馈。因此,讲清楚哪里很好哪里尚且欠缺,你会在员工身上不断得到更好的结果。
最后,你需要明白,在第一次委派任务时,你可能需要比你亲自去做这份工作花费的时间更长。然而,一旦你成功把这些工作委派出去,你就可以永远摆脱这些琐碎的事情。
你也必须接受这个事实:很多你委派出去的工作,可能不如你自己亲自去做的效果更好。尽管对于公司的一些方面(例如为客户提供服务)是不可接受的,但对于其他方面(例如采购、文书工作),能做到足够好就够了。
有效的委派工作使你能够被取代,尽管这似乎听起来有点奇怪,但这就是你想要的结果。这样你就能有更多时间来发展公司,而不是简单地维持其运转。你能够花更少的时间工作,享受一次真正的假期。你的公司对于买方也会更有吸引力,如果你的终极目标是将公司卖掉的话。