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怎么用邮件催学校小技巧

时间:2021-06-17 20:52:05 申请指南 我要投稿

怎么用邮件催学校小技巧

  催学校是要讲究技巧的,你们知道不?想要知道留学院校申请结果,但又迫于自己没有方法,那么该怎么办呢?今天小编就来给大家支一招。

怎么用邮件催学校小技巧

 

  首先,给学校发email的主题(subject)应该尽量简短,但最好不要空着不填。没有subject的email虽然不至于被忽略,但给人第一印象不是非常好,至少说明你没有花足够的心思在上面。如果有紧急的事情,建议使用urgent help之类的短语,简洁但很明显。

  其次,在称呼上,首先要确定学校网站上的联系信息上有没有联系人的名字。如果有,强烈建议直接以该联系人姓名,比如Dear Mr. Barbrook 代替泛泛的 Dear Sir or Madam。当然,如果学校没有提供,则最好使用以上提到过的Dear Sir or Madam,或To Whom It May Concern。

  这里还有一个小技巧,一般英国大学工作和教职工人员都有自己的邮箱,绝大多数和本人的姓氏有关,比如以姓氏和名字的部分组成,所以,当看到一个email是某个人的名字命名的邮箱地址,哪八成是这个人的工作信箱。

  接下来是正文部分,还是一定要本着简练的目的。因为admission办公室的人一天都要看很多这样的'来信,过于冗长繁琐让人本能反应就不舒服。而条理清晰、简洁明了的信会不知不觉 让对方在回答的过程中慢慢的透露出越来越多的信息。

  重点是逻辑清晰条理清楚。这一点不是很容易就做到的。因为一般我们有“情况”才需要联系学校,而往往这种情况让我们心情焦虑,恨不得一下子把事情全部说清楚。但越这么想越容易把事情说的越糊涂。

  在写email前,应该把事情在脑子里理一遍,最好挑出来在旁观者的角度上看问题。前因后果都整理清楚。为什么会出现问题?它是什么原因造成的一定要弄清楚背景,如果一上来就是问题会让人摸不着头脑。

  但也不要走另外一个几段,很多人在信中往往讲了一大堆事情后,什么问题都没有问就结尾了。这样学校的负责人会不知所措,给出的建议也要大打折扣。所以,千万记得,把事情陈述清楚以后,把问题清晰的罗列下来,这样方便别人一一作答,email的目的才能达到。

  在罗列问题的时候,最好也不要一股脑儿的什么都搬上去,一下子十几条问题会吓到对方的。最好的策略是,先从最紧要的问题开始,一封email最好不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理,不要重复,记得要具体一点,不要太过泛泛而谈。这样得到的答案才说最有效的。

  一般英国的大学在回复email方面还是反应很快的,而且有调查表明新兴的英国大学在这方面尤其突出。在收到回复以后,不管有没有用最好都回信表示感谢。

  另外,如果之前没有说清楚的可以继续深入探讨。最好直接点“回复”键回复,这样原文会在下面引用,可以让对方知道你已经收到回复,更重要的是,由于学校每天处理大量这样的信件,把原文引用在下面可以有助于他“回忆”一下你的case。

  当然,如果第一次回复就达到目的,也不要就这样不理不问了,时刻记住我们"礼仪之邦”的传统美德,回复别人以表感谢是很有必要的。

  记住在结尾部分另起几行写with my best regards,如果遇到逢年过节或者周末时,不要忘记加上几句Happy New Year或Have a good weeked,这样会让人觉得心情愉快!

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