职场英语电话全攻略
电话沟通不仅是商务沟通中的重要环节,更是外企生存的必备技能。可是,电话沟通中,我们既看不到说话人,又需要立即作出反应,还要使用第二语言,顿时就让人紧张起来了有木有?上海新东方Irene老师今天就来拯救我们了!她通过对BEC商务英语听力电话场景的总结,以及多年电话英语培训的宝贵经验,针对国人电话沟通中存在的普遍问题提出以下几点建议:
1. Start off with some niceties
拿起电话的时候应该说什么呢?大家都知道,“问好+自报家门”。比如 “Good morning, Parkinson Machine Tools.” 或 “Good morning, Saran Williams speaking. ” 可是做到这一步就够了吗?答案是否定的'。这个时候我们仍需要再加上一句客气话(niceties),即 “How can I help you?”或 “What can I do for you?” 因为通过语言和声音,我们传递的是自己的职业素养,展示的是公司的企业形象。
如果是主动打电话,介绍完自己之后说些客气话(niceties)也是必要的。比如对方刚刚休假回来,那么可以问一句“How is your holiday?”这样的寒暄(small talk),能够帮助我们build a rapport,拉近与对方的关系,沟通起来当然事半功倍了。当然也需要注意及时地回到主题(get to the point quickly)。
2. Make some positive noise
电话沟通的一半是倾听。而往往在做倾听者的时候,最常见的反应是不说话,。这样对方很可能误以为电话另一端没有人在倾听。那么如何做一个积极的倾听者(active listener)呢?最重要的就是要发出一些“正面的噪音”(positive noise),让对方知道你还在线上。比如 “Yes, OK, I’ve got that.” “Alright” “I see.” “Mmm” “Certainly”.
3. Double-check if you don’t hear the name properly
中国人在电话沟通中其中一个问题在于“they are embarrassed to ask the person to spell the name again if they didn’t really hear properly.”当我们没有听到某个信息或者听不懂的时候,一般会难以启齿让对方再重复一遍。但是这些信息有时是必须准确记录的,甚至影响到工作的顺利开展。因此,当我们没有听清或者没有记录下的时候,一定要跟对方确认,或者请求对方重复。这样的表达有 “Can I read that back to you?” “So that’s 4007-021-021, right?” 或者 “Sorry, I didn’t catch that. Could you say it again please?” “The line is very bad. Could you speak up please?”(电话信号不好,您能说大声一点吗?)
4. Summarise everything in the end
在电话进行到尾声的时候,请不要忘记总结一下谈话的内容。一方面,可以确认双方的共识;另一方面,这也是提醒对方的一种方式。接下来,就可以礼貌结束谈话了, 可以感谢对方的时间,“Right, thanks for your time”;如果时间紧迫,那么可以说“Well I really have to be off now”或者“I don’t want to take any more of your time”.
5. Follow-up with an email
大家应该觉得挂了电话也就大功告成了,其实不然。如果谈话内容相对严肃,或者需要双方的行动落实,那么最好将要点总结成一封邮件发给对方。这不仅是一种书面明确,更是职业身份的体现。
肿么样?是不是感觉收获满满哒?老师希望以上几点建议能够帮助大家实现成功的电话沟通,塑造专业的职业形象!
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