文件审批管理规章制度

文件审批管理规章制度（通用12篇）

　　在学习、工作、生活中，我们每个人都可能会接触到制度，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。我们该怎么拟定制度呢？下面是小编帮大家整理的文件审批管理规章制度，希望能够帮助到大家。

　　文件审批管理规章制度 1

　　一、总则

　　第一条由于公司目前运行的管理文件在拟订、批准和执行上存在的不规范导致了文件本身存在漏洞以及文件间的冲突，由此造成文件在实际运行中执行困难；为了保证公司各部门职能的有效发挥和部门之间、分公司之间的充分协作，使公司管理上一个更高的台阶，以维护公司的整体利益和长远利益，特制定本规定。

　　第二条公司成立管理文件评审委员会

　　管理文件评审委员会下设工作组。

　　第三条管理文件评审委员会组织结构

　　主任：总经理

　　副主任：分管副总经理

　　委员：比亚迪及里比公司等子公司的各部门经理

　　工作组：审查部工作人员和该文件运行相关部门的授权经办人

　　第四条管理文件评审委员会职责

　　1、管理公司的制度运作及执行情况；

　　2、审议、批准公司的各项管理文件；

　　3、审核公司各项制度执行结果；

　　4、对因文件或工作流程制定不合理而形成的管理漏洞和弊端，及时采取整改措施；

　　5、对疏于片面、范围狭小、需进一步推行的管理文件进行整合，达到系统化并可持续发展。

　　第五条管理文件评审工作组负责文件评审的前期工作及日常事务。

　　第六条管理文件评审委员会工作形式及评审原则

　　1、实行分类相关评审制：即根据文件涉及的范围，由工作组负责召集相关委员组织评审工作。

　　2、评审原则：重大决策实行首长负责制，由总经理决定；程序性规定实行民主集中制，由委员民主评议决定。

　　第七条管理文件的分类和划分以公司或部门名义所发的对公司经营活动具有计划、组织、领导、控制作用的文件统称为管理文件，管理文件包含两大块：“质量环境体系文件”和“质量环境体系以外的文件”。

　　管理文件分公司级和部门级，包含制度、规定、决定三类；

　　第八条各部门所发的“质量环境体系文件”属于受控文件，严格按公司《质量体系文件控制程序》（COP5.1）等有关规定执行。

　　第九条管理文件的拟订、评审、批准按本规定执行。

　　第十条公司级管理文件须经总经理或授权分管的公司领导签字批准，加盖“文控中心”印章。

　　第十一条关于生产方面的通知按现行的程序和格式执行。新发放的具有短期约束力的正式通知以本规定的形式发放（附件1），经总经理或授权分管的公司领导直接签字批准，加盖“文控中心”印章。

　　第十二条部门级管理文件需部门经理签字批准，加盖部门印章。

　　二、管理文件审批程序

　　第十三条各部门自即日起所发放的属于制度、规定类的公司级管理文件，由拟稿部门拟订文件的讨论稿，文件讨论稿应包括：制定目的、实施对象、实施流程、监督执行及相关责任等内容，在文件计划发放前一周提交审查部，由审查部统一发放文号。

　　第十四条审查部根据文件内容，通知相关部门文员将讨论稿发至部门相关人员征求意见，并将意见在文件会审之前反馈回审查部。审查部工作人员在文件会审之前重点组织相关人员进行讨论、修改。

　　第十五条会审时间原则上定在周末（最后一个工作日），由审查部负责召集、组织相关委员（委员因故不能参加，必须指定授权经办人参加）召开评审会进行会审，对讨论稿进行修改和完善，并形成决定稿，报公司领导批准。

　　第十六条文控中心凭公司领导签字的文件发放。

　　第十七条各部门自即日起所发放的决定类管理文件，由本部门拟订，审查部统一发放文号，报总经理或授权分管的公司领导直接批准。

　　第十八条各部门自即日起所发放的属于制度、规定类的内部管理文件均以部门级管理文件形式发放，由部门文员统一发放文号。

　　第十九条如遇紧急情况，需尽快讨论通过的'，审查部应及时组织会审或汇签

　　第二十条经过会审、批准后的文件，将成为公司制度的组成部分。管理文件实行权威管理，保证有效执行。公司的制度应向规范化、明确化、系统化的方向发展。

　　第二十一条如文件涉及比亚迪及里比公司等子公司的相关部门，审查部视文件内容组织各公司管理者代表和相关部门经理或授权经办人组成文件评审委员会，进行会审。

　　第二十二条文件评审工作组讨论文件时，如遇到观点、意见无法统一的情况，由工作组汇总各方面意见，统计赞同和不赞同情况，上报公司领导作批示。第二十三条审查部及各部门文员发放文号时，应避免因文件暂时未通过而造成文号间断或空缺，必须保证发放文件文号的连续性。

　　第二十四条管理文件在执行过程当中，如果存在不妥或不恰当之处，任何部门和员工有权利也有义务实事求是地将修改意见以书面形式提交审查部，由审查部汇总，及时组织评审、修改。但在文件未修改之前，各部门必须严格按照原文件执行。

　　第二十五条各部门文员在工作当中，如发现本部门所发管理文件未按上述管理文件审批程序审批生效，有责任及时予以规范，并重新发放。未按规定程序发放的管理文件，文控中心有权拒绝发放。

　　三、管理文件形式

　　第二十六条公司级管理文件的文号由：公司名称、年份、序号、类别（A.制度类B.规定类C.决定类）四个部分组合而成。格式如：BYD-20xx-001-B、LB-20xx-001-A。文号由审查部统一配编。

　　第二十七条部门级管理文件的文号由：部门名称、年份、序号、类别（A.制度类B.规定类C.决定类）四个部分组合而成。格式如：总办-20xx-001-B、里比总办-20xx-001-B。文号由各部门文员统一配编。

　　第二十八条公司级管理文件格式按公司现有管理文件格式执行。

　　第二十九条部门级管理文件格式在公司现有管理文件格式的基础上进行修改，加入部门名称，发放范围由部门名称改为本部门科室或车间名称。

　　四、责任处理

　　第三十条审查部工作人员未按本规定工作，公司任何部门和个人可以向审查部主任或总经理投诉。

　　第三十一条各部门经理或指定授权经办人无充分理由未参加会审或未按本规定工作，必须对自己的行为及其后果承担相应责任。

　　第三十二条各部门文员应确保公司所有管理文件所涉及到的本部门相关人员清楚文件内容，今后公司任何部门或个人不得以不知道文件规定而逃避责任，否则将追究部门文员、及相关人员和直接领导的责任。

　　第三十三条各部门未按本规定工作，审查部将按《审查部工作制度》及相关公司文件追查相应责任。

　　文件审批管理规章制度 2

　　为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合本公司的实际情况，特制定本规定。各部门的`公文审批、管理工作，必须实行严格的保密制度。

　　一、公文处理程序

　　（一）收文处理

　　1、上级发来的文件及注有密级的简报、资料和平级发来的文件，均由人事部统一签收、开封、登记、呈阅、转发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批。

　　2、人事部应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。

　　3、凡需办理的.公文，应先送总经理签批意见，再分送给有关部门办理；人事部经理在签批公文时，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。

　　4、各部门收到急件时，应在2天内答复并退回文件；一般要办理的文件。5天内应办理并回复文件。需要研究而不能马上处理的，也要先书面简要回复。

　　5、加强公文检查催办工作。人事部人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要登记备案，认真督促、催办，以防积压或漏办。

　　6、领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交人事部人员立卷归档。

　　（二）发文处理

　　1、公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后书面形式送人事部核稿交由总经理。

　　2、文件的签发。公司人事公文，由总经理签署意见后，由人事部收发。

　　3、签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。

　　4、公文签发后，由人事部负责打印、盖章、装订、登记、分发。

　　5、公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。

　　6、公文处理完毕后要及时送交人事部整理立卷，不得私自泄露相关文件。

　　7、公司内部帆文性的文件，交人事部审核，人事部根据文件具体事项交总经理审阅，由人事部负责逐级送达，并按照领导批示，交经办人办理。

　　（三）传递过程中文件的管理

　　1、人事部由专人负责文件的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。

　　2、文件传递过程中，必须办理登记、签收注销等手续，并按照收文登记簿检查归档，以防遗漏。

　　二、文件的立卷归档管理

　　（一）立卷归档的范围

　　1、各类公文、收文、各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、及音像资料等有保存价值的资料，由经办人收集齐全，分类整理，移交人事部整理核对后，于次月送交人事部档案室立卷归档。各部门、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

　　2、没有存档价值和存查必要的公文，由人事部鉴别登记后销毁。

　　3、人力资源部及财务部的重要文件资料由本部门自行保管。

　　（二）文件的借阅、复制

　　1、一般性归档文件的借阅、复制均需经过登记后方可进行。

　　2、秘密文件必须由公司主管领导书面同意后，方可登记并借阅、复印。

　　文件审批管理规章制度 3

　　一、会议主持

　　会议由董事长主持，董事长因故不能出席时由总经理主持，董事长和总经理均不能出席时，由董事长指定一副总经理主持。

　　二、参加会议人员

　　公司董事长、总经理、副总经理、工会主席及有关领导。必要时有关部门主要负责人列席。与会人员要准时参加会议，不能参加的，需向会议主持人请假。

　　三、会议主要内容

　　(一)传达贯彻上级主管单位的重要指示、决定;研究贯彻意见;

　　(二)传达公司董事会会议精神，研究贯彻董事会重决定的意见;

　　(三)研究需向上级请示报告的重事项;需向董事会会议提出的重议题;

　　(四)分管领导汇报分管工作的概况和重问题，检查通报公司各项重要工作事项的.完成情况;

　　(五)研究和布置近期的重点工作;

　　(六)讨论须研究的其它事项。

　　四、会议组织

　　(一)重会议议题由办公室负责向公司领导、各部门收集，有关会议材料报送主持人审定后印发给与会人员。各部室需在坐班领导工作会议上通报、研定的重要事项，须提前2个工作日书面形式提交办公室。

　　(二)会议召集、记录由办公室负责;重要会议需要整理的由办公室负责整理并呈会议主持人审定后根据有关规定印发、存档。与会人员须在重要会议记录、纪要上签名。

　　(三)与会人员必须严守会议纪律。

　　五、会议事项的落实

　　(一)办公室根据会议内容，及时制定《公司一周重点工作安排表》送会议主持人审定后，印发到公司领导、本部各部门。

　　(二)会议决定事项的落实情况，由办公室负责跟踪了解、收集整理，必要时在下次公司坐班工作会议上通报。

　　六、会议时间

　　原则上每周一上午召开。如有紧急重事项可临时安排。

　　文件审批管理规章制度 4

　　1、目的

　　为进一步规范公司技术文件审批流程，建立系统的文件管理制度，特制定本规定。

　　2、适用范围

　　适用于公司各类技术文件，包括工艺文件、质量检验文件无损检验文件等。

　　3、控制程序

　　3.1工艺文件的审批

　　3.1.1工艺人员负责按照规定及生产实际所需，按相关标准要求作出工艺评定，由工艺科长审核，技术部经理批准。

　　3.1.2每种工艺文件由工艺科保存一套完整的工艺文件，要加上封面和目录，并建立台帐。

　　3.1.3各种工艺文件规定的生产工艺和需要的检查要求，做到要求明确，满足现行标准的要求。

　　3.1.4各种工艺文件的要做好分类，由各工艺师或主任工艺师负责编制，工艺科长校对，技术部经理审核，总工程师批准。

　　3.2质量检验文件的审批

　　3.2.1检查员对于大型、复杂、重要产品，以及产品质量计划规定要求编制检验大纲（计划），质检科科长校对，技术部经理审核，报总工程师批准后实施。

　　3.2.2日常质量检验文件由检查员负责编制，质检科科长审核，技术部经理批准。

　　3.2.3产品竣工后，检查员组织按统一格式填写产品质量证明书，质检科科长负责对资料的完整性和数据的.正确性进行校对。取得产品监检证书后，由企业法人和质量保证工程师共同签发质量证明书，检验负责人签发《产品合格证》并盖上质量检验专用章。

　　3.3无损检测文件的审批

　　3.3.1无损检测工艺卡应由无损检测人员编写，由Ⅱ级或Ⅱ级以上人员审核。

　　3.3.2无损检测工艺规程由Ⅱ级人员或Ⅲ级人员编制修订，无损检测责任人员审核，应符合现行规范的要求，经总工程师审批后颁布执行。

　　3.3.3进行MT、PT、UT的，无损检测员整理记录，发出合格或不合格的报告，探伤室主任审核后交产品检查员。

　　3.3.4产品规定的无损检测全部合格后，由资料员整理产品合格证用的无损检测报告，一式三份，经无损检测负责人审核合格并盖章后二份交给最终检验责任人，其中一份作为产品合格证的一部分，一份质检科保存，另一份探伤室自存，RT底片保存在无损检测资料档案室。

　　3.3.5外协的无损检测，由评定合格的外协单位有资格的人员来公司现场进行检测，合格后提供相应的检测报告，报告应经无损检测责任人审核合格后签字保存。

　　质量考核点：

　　1、建立工艺文件台账。

　　2、各类工艺文件作出分类，签字齐全，保存完整。

　　3、各类检验文件作出分类，签字齐全，保存完整。

　　4、无损检测委托单签字齐全。

　　5、无损检测报告签字齐全，保存完整。

　　文件审批管理规章制度 5

　　为加强公司职代会文件材料的收集、整理、归档，确保各类文件材料的完整，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，制定本规定。

　　一、归档范围

　　1.公司工会职代会、工会换届、办公会等会议的文件材料;

　　(1)通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报及重要的照片、音像等文件材料;

　　(2)贺信、贺电、讨论没有通过的文件材料;

　　2.上级工委颁发的文件材料;

　　3.典型材料、代表发言、简报、会议记录;

　　4.原始记录;

　　5.公司工会的请示与上级工委的批复;

　　6.公司工会工作的总结、报告;

　　7.公司劳动模范、先进工作者等文件材料;

　　8.处理员工来信来访的文件材料;

　　9.上级工委与公司工会签署的目标考核责任书;

　　10.工会管理规章制度、实施计划、调研、报告、总结;

　　二、归档时间

　　1.文书档案每季度整理一次。

　　2.每年的2月底前，由工会专责整理后，移交公司档案室。

　　3.实物档案根据实际情况自收到实物之日起1个月内移交公司档案室。

　　三、归档要求

　　1.归档文件材料应完整、准确、系统，手续完备。

　　2.各种公文归档时，底稿应签发齐全，必须有相关公司领导签字、文件编号及用印。

　　3.归档的各种公文、统计年报等底稿及领导审改、阅批、签发，应一律使用碳塑墨水或蓝黑墨水的钢笔、黑色签字笔书写。禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水和纯蓝墨水笔。

　　4.归档的'文件材料应字迹清晰、耐久，纸质应符合档案保存要求。

　　5.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件等合并一件装订。

　　6.归档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

　　7.归档的材料必须按规定的格式逐件填写文件归档目录，所有目录需录入计算机，整理完毕后将纸质目录及电子目录一同移交公司档案室。

　　8.有关归档文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将归档人、审核人的姓名和时间填上，以示负责。备考表应放置盒内尾页。

　　9.归档文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并归档。归档材料应使用不锈钢钉装订或三孔一线的方法装订。

　　10.荣誉档案、音像档案按照荣誉档案、音像档案归档要求执行。

　　11.归档文件移交时，必须将对应的电子文件一同移交。

　　12.归档时拟定移交清册，一式两份，分别在清册上签字或盖章。

　　文件审批管理规章制度 6

　　1、内容与适用范围

　　本制度规定了工艺文件的编制,工艺文件的会签,工艺文件的贯彻保密。

　　2、工艺文件的编制

　　2.1工艺文件是企业进行工艺管理,组织生产,指导操作的技术依据,工艺文件的编制必须正确、完整、统一。

　　2.2工艺文件的编制应简明易懂,避免繁琐,但必须确保产品质量,实现安全生产,具有较好的经济效益。

　　2.3根据产品类型,确定必备的工艺文件。

　　2.3.1样机试制必备的工艺文件。

　　工艺方案:产品零部件工艺路线表:自制件明细表,外协件明细表,外购及企业标准工具明细表,工装设计任务书,专用工艺装备图,专用工艺装备验证单,材料消耗工艺定额明细表,材料消耗工艺定额汇总表及工艺总结等有关文件。

　　2.3.2小批量生产必备工艺文件对照产品系列鉴定资料要求由技术科酌情自定。

　　2.3.3批量生产必备工艺文件--除了小批量生产的工艺文件外,各工序还必须有工艺守则及工序质量管理表,由产品主管工艺员根据实际需要确定。

　　2.4工艺文件的编制分工

　　产品工艺文件由技术科负责编制、审核。

　　3、工艺文件的会签、验证和审批

　　3.1工艺文件会签、技术科的工艺文件由所属车间负责会签、互相制约。

　　3.2工艺文件的验证,样机试制及小批量生产的工艺文件,均应进行验证,由车间负责人、技术科会同质检人员,负责收集整理试制过程中的情况,进行一次可行性鉴定,然后由技术科认真进行修订,经修订审批后的工艺文件即为正式工艺文件,是工厂工艺文件工作的法规,各级人员都必须严格遵守。

　　3.3工艺文件的审批与签字

　　根据新的工艺文件统一格式规定,每一种工艺文件必须统一编制,审核,会签,审查及标准化五个程序,并履行签字手续。

　　3.3.1编制一一-由工艺文件编制者签字。

　　3.3.2审核一一由技术科科长。

　　3.3.3会签一一由相互制约单位履行,具体按3.1条贯彻执行。

　　3.3.4审查一一产品工艺统一由技术副厂长进行审查,并履行签字手续。

　　3.3.5标准化一一为了确保产品工艺文件正确完整,统一标准审查工作。一律由标准化员承担,并履行签字手续。

　　3.3.6非产品工艺文件的审查由车间主任签字,标准化由标准化员签字。

　　4、工艺文件的贯彻与实施

　　4.1工艺文件是企业工艺工作的法规,各级人员都必须严格遵守,认真贯彻执行。

　　4.2技术科对车间工艺文件执行情况及工艺纪律的贯彻情况,要定期组织检查督促及时向技术副厂长作出报告。

　　4.3车间主任对工艺文件在本车间正确贯彻执行负责,要教育车间职工严格按工艺文件进行操作。

　　4.4生产班组是贯彻实施工艺的基层单位,要坚持按设计图样、工艺文件,技术标准组织生产,对执行中的问题和需要作出改进的建议,应及时向车间主任提出,未经许可,不得擅自不按工艺加工。

　　4.5质检人员应按上述三按进行质量检查,发现生产员工不按工艺操作时,有权制止,并及时反映给车间领导处理。

　　4.6技术科对工艺文件不全与差错,工艺措施不力,工艺文件的实施、工艺管理混乱负责。

　　5、工艺文件修改

　　5.1工艺文件修改一般原则。

　　5.1.1工艺文件需要修改时,一般由技术部门下达工艺文件更改通知单,凭更改通知单修改。

　　5.1.2保证修改后的文件正确统一。

　　5.1.3工艺文件修改通知单下达后,需修改的文件应在规定日期内部修改完毕。

　　5.1.4由于临时性的设备、工艺装备或材料等问题,需临时修改工艺时,应填写“临时脱离工艺通知单”,经有关部门会签和批准后生效,但不能修改正式工艺文件。

　　5.2工艺文件修改程序

　　5.2.1填写工艺文件更改通知单,其格式应符合文件的更改程序规定。

　　5.2.2工艺文件更改通知单应经有关部门会签并经审核和批准后才能下发。

　　5.2.3按批准的工艺文件更改通知单要求进行修改。

　　5.3修改方法

　　5.3.1修改时不得涂改,应将更改部分用细实线划去,使划去部分仍能看清,然后在附件填写更改后的内容。

　　5.3.2在更改部位附近标注本次修改所用标记,标记符号应按更改通知单中的规定。

　　5.3.3修改时必须在被改文件表尾的更改栏内填写本次更改的标记、更改次数、更改通知单的编号,日期和修改人签字。

　　5.3.4在下列情况下,工艺文件修改后需更改描晒。

　　5.3.4.1经多次修改,文件已模糊不清。

　　5.3.4.2虽初次修改,但修改内容较多,修改后文件已不清晰。

　　5.3.5更新描的底图,更改栏内应按以下规定填写。

　　5.3.5.1标记栏填写重描写前本次更改所用的.标记。

　　5.3.5.2处数栏填写重描字样。

　　5.3.5.3更改文件号栏填写重描前本次更改通知单编号。

　　5.3.5.4签字和日期栏内,负责复核的工艺人员签上姓名和日期。

　　5.3.5换发新描晒的工艺文件时,旧工艺文件必须收回存档备查,而且新的文件应加区分标记,严禁新旧两种文件混用。

　　6、工艺文件的保管和处理胃

　　6.1凡保管的工艺文件应及时登记,根据顺序分类捕,装订或袋装保管。

　　6.2技术科应常备全套文件复制件

　　6.3凡需晒发的工艺文件,必须经技术科审批后方可发放。

　　6.4工艺文件由技术科统一保管,失效废除的工艺文件应盖作废章后单独存档五年以上备查。-

　　6.5凡保管的工艺文件字迹要清晰、完整、符合标准,签字手续齐全。

　　7、工艺文件的借用与保密

　　7.1未经批准,对外不准借用工艺文件。

　　7.2本厂工作人员借用工艺文件要办理登记手续,并限期归还,归还时应清点。

　　7.3借阅者应保证工艺文件的完整、无缺,不得拆装、涂改、抽换、损坏和遗失,不得转借,否则,一律作违反工艺纪律处理。

　　文件审批管理规章制度 7

　　（一）总则

　　第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

　　第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四条公文的签收

　　1、凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的"四对口"核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条公文的编号保管

　　1、两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上"文件处理传阅单"，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。

　　2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第六条公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

　　3、为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

　　第七条文件的传阅与催办。

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的.文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

　　5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

　　（三）发文的管理

　　第八条发文的规定

　　1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2、各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。

　　3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。

　　第九条发文的范围：

　　1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、党委、厂部下发文件主要用于：

　　（1）公布全厂规章制度；

　　（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

　　（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

　　（4）公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　（5）发布有关奖惩决定和通报；

　　（6）其他有关全厂的重大事项；

　　3、党委、厂部上行文、外发文主要用于：

　　（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

　　（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

　　4、在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

　　5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

　　（四）发文程序与要求

　　第十条发文程序规定：

　　1、各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

　　2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4、文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6、经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

　　7、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

　　8、需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

　　9、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

　　10、经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印；

　　11、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　12、文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

　　（五）文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　（六）文件的立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围：

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

　　（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

　　（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

　　（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

　　（8）反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

　　（9）工厂日志和大事记；

　　（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求

　　1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

　　（七）文件的销毁

　　第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

　　文件审批管理规章制度 8

　　一、一般

　　1.技术文件是我们公司的核心秘密，是我们公司持续发展和在市场上坚持强势竞争力的有力保证，公司的技术文件归公司所有。

　　2、为规范公司技术文件管理，明确文件编制的准确性、完整性、技术文件编制、签名、变更、保存等相关资料，确保技术文件的准确性和有效管理，特制定本制度。

　　3、适用范围：适用于本厂技术文件管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术文件和技术资料。

　　具体包括：

　　1)开发计划阶段：计划设计、质量保证概述、设计开发计划书、检查要求

　　2)开发设计阶段3360原理图、打印布局、产品编程手册、机械原理图、编程设备刻录文件、可编程设备源代码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计审查记录表

　　3)产品调试阶段3360产品调试手册、产品焊接明细表、产品调试记录、产品验证记录

　　4)产品维护阶段3360设计开发摘要、软件使用手册、产品使用手册

　　2、技术文件的`技术要求和数据等必须遵守国家相关标准和规定要求。

　　3.技术文件由技术开发部等相关部门编制，各部门要对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、提交技术文件

　　1.在产品开发的整个周期内，设计师应根据技术文档规范认真完成各文档的编写工作，以确保技术文档的完整性。

　　2.在产品开发的每个阶段，设计师都必须及时提交设计文件并保存在公司的服务器上。每当设计文件发生重大更改时，设计师都必须重新提交文件，更新服务器上的文件，确保开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计师应根据提交的文件类别提交到starteam的相应目录。

　　4.对于提交的文件，任何人都不能故意从服务器中删除。

　　四、技术文件的保管

　　1、各相关负责人负责技术文件的审查和批准。技术文件编制必须严格执行编制、校对、审查三级把关制度。明确各级责任、权利、利益。

　　2、技术文档必须在标题栏的编号、名称、日期、设计、校对、审计、批准等栏中签名完备，签名不完善的技术文档不能用于存档。

　　3.文件签名分为纸质文件签名、电子文件签名、光盘签名。其中纸质文档签名必须用手写在纸质文档上，电子文档签名必须作为注释签署starteam，光盘签名必须作为一个整体签署光盘封面上的标签。

　　4、各种存档文件确认后，签名完成后才能进行存档工作。归档文件应在公司服务器上保留1套2套3360套以供审阅。把一套烤成光盘保管。

　　5.应在用于存储归档文件的光盘或其盒子上粘贴标签，标签上应显示光盘的大致信息(如名称、编号、签名信息等)。

　　6.归档文件时要填写《设计项目归档资料清单》，对归档文件进行实际完整的规范性检查，合格后才能归档。

　　五、技术文件贷款

　　1.任何职员不得个人传阅技术文件，不得非法坚持未经授权的文件。

　　2.如果工作需要，需要借用技术文件，请要求相关领导批准，并填写《借阅登记表》。然后，您可以获得相应的批准，从公司服务器下载该文件并进行审阅。

　　3.对借来的文件不能私自印刷、传阅，不能泄露借来的文件的秘密。

　　4.如果有特殊情况，需要将文件转交他人或携带，必须得到相关领导的批准。

　　5.查阅文件后，应在相关人员监督下彻底删除贷款文件，并补充整个《借阅文件记录表》。

　　六、追究责任

　　各部门要严格遵守上述规定，如果因不遵守上述规定而丢失或泄露公司技术文件，公司将根据相关秘密规定受到罚款处罚和公司内部处罚，情节严重的人将保留追究法律责任的权利。

　　文件审批管理规章制度 9

　　一、总则

　　1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

　　3、公司文件由办公室统一管理和存档。

　　二、文件的分类

　　1、外收文：公司从外部接收的政府文件。

　　2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

　　3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件)。本制度的`内行文所指的是正式文件。

　　三、内行文的管理

　　1、内行文的范围：

　　凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

　　2、内行文的编号

　　各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份(见附件一《编号规则》)。

　　3、格式要求(附件二)

　　⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。

　　⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“()”括起。

　　⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。

　　⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。

　　⑸、正文使用小四或四号宋体，行间距1.5倍。

　　⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。

　　⑺、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。

　　注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。

　　4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。

　　文件审批管理规章制度 10

　　1、目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

　　3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　3.3平行文:信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4.4正文。是文件的.主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则；

　　4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件: "字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

　　4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"(此页无正文)"字样；落款字体与正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般应写发文日期；

　　4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；

　　4.9.3重要的文件写签发的日期；

　　5、文号

　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　8、相关文档

　　8.1文号编码规则

　　8.2《文件编号使用登记表》

　　8.3《对外发文登记表》

　　8.4《对内发文登记表》

　　8.5《收文登记表》

　　8.6《文件处理单》

　　8.7《传阅单》

　　8.8《用印登记表》

　　8.9对外发文格式

　　8.10对内发文格式

　　8.11报告总结格式

　　8.12会议纪要格式

　　8.13会议记录格式

　　9、修订及实施

　　9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

　　9.2本规定修订权在公司。

　　9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

　　文件审批管理规章制度 11

　　1、目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2、适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3、职责

　　3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4、相关文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理办法

　　5.1文件的产生

　　5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为:

　　a)内行文、外行文:1

　　b)未被质量体系引用的外来文件:2

　　c)与服务过程无关的合同协议:3

　　d)未被质量体系引用的法律法规:4

　　e)行业标准性文件:5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02)，注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

　　5.5文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03)，注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。

　　5.6文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)b级机密文件资料:业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的.调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06)，由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8文件、资料的更新

　　文件增加条款和更

　　新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

　　5.9文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。

　　5.9.3作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

　　6、使用的记录表格

　　序号名称编号存放地点存放时间

　　1[印制文件登记表]qr-wd01-02-01办公室一年

　　2[存档备案资料目录]qr-wd01-02-02办公室长期

　　3[文件分发登记表]qr-wd01-02-03办公室一年

　　4[文件、资料借阅登记表]qr-wd01-02-04办公室一年

　　5[文件复印登记表]qr-wd01-02-05办公室一年

　　6[文件补发申请表]qr-wd01-02-06办公室一年

　　7、[作废、销毁文件登记表]qr-wd01-02-07办公室一年

　　起草人: 审核人: 审批人:

　　文件审批管理规章制度 12

　　1.主题内容与适用范围

　　本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。目的是对文件和资料进行有效的控制。

　　本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。

　　2.引用文件

　　SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》

　　SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》

　　QB/YT KF 7.7.9- 《更改控制程序》

　　QB/YT KF 7.03- 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-质量管理体系技术状态管理指南Q/YTD 1002- 《企业档案分类编号及标识》

　　3.产品图样及技术文件的编制要求

　　3.1产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。

　　3.2在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。

　　3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的'编制明细要求见附录A。

　　3.4产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。

　　4.各部门职责

　　技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。

　　生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产品图样完整、安全和回收负责；

　　质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。

　　销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。

　　5.会签

　　5.1会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。

　　5.2会签路线

　　产品图样按下列规定逐级会签：

　　拟制审核工艺（需要时）标准化批准

　　研发试制阶段加工所需图样的会签可简化为：拟制审核批准

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