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外企女秘书职场日记第一章1
第一章 三月-留心皆学问
三月某日
今天是一个非常有纪念意义的日子。两年前的今天,我被公司聘用,正式成为一名外企的秘书。似乎是有意安排,今天要对我进行一次测验,以考核我是否已成为一名合格的职业秘书。
下午一上班,电话铃就响了。
"是东岩公司吗?我是宁夏的马致远。""马总,您好!我是东岩公司的秘书于雪。"马总是宁夏西域科贸公司的副经理,我们在宁夏的代理商之一。
"是这样的,我昨天到的北京。我今天上午在清华大学办了点事,下午想到你们公司拜访姜总和孙总。几年没到北京来了,变化挺大的。我现在不知道坐什么车过来,你能告诉我一下吗?"电话里那边很嘈杂,马总好像用的是公用电话。
"马总,您现在是在清华南门,是吧?"我在思考着,因为我很少去清华园那边,对那边的公交车情况不是很清楚。
"您先坐718路公交车到人民大学站,下车后换乘332路到动物园,到了动物园再换……" 再坐什么车,我也不知清楚了。不止我一个人,似乎有很多女性都不记路;记得有本书上说过,女人的方位感只有男人的二分之一;我平时只注意自己上下班的几条公交车线路,与自己关系不大的公交车和交通情况,很少注意。
"你让他打个出租车过来不就得了。"玛丽见我这么费劲,便在旁边小声提醒我。
这时,我们的头,部门经理欧阳军示意我把话筒给他。
"马总您好!"头的嗓音洪亮,显得热情亲切。
"我是欧阳军,好久不见了,这几天出差挺累的,是吧?这样,您在清华南门坐375路到西直门;在西直门换乘地铁,挺方便的;地铁在建国门站下来,换一线地铁,坐到国贸站;在国贸站的东北出口上来,就能看到我们某某大厦了。我们在18层办公。我们等着您。"头放下电话,看着我和玛丽。
"头,实在对不起。"我明知道自己失职了,但还是不由自主地给自己找借口:"因为我们家一直住城南,我很少去清华园那边,所以对那边的公交车情况不是很了解。""玛丽,如果马总打出租车方便,他还会打电话来问你怎么坐车吗?"头接着又非常不满意地对我说:"还有你小于,你们都是有几年工作经验的秘书了,应该熟悉北京市的交通情况。你们对北京市的交通情况的了解,就应该像熟悉自己的掌纹一样。"说着,头伸出自己像蒲扇一样的手掌。
"有这个必要吗?"玛丽小声嘟囔着,"像马总这样的客人,一年能碰上几个?""玛丽,我要求你们熟悉交通情况,并不单纯是为客人指路。"头的神情本来缓和下来了,听玛丽这么一嘀咕,又变得严肃起来。
"给公司领导安排日程,是秘书一项很重要的工作;领导乘车外出办事,你不熟悉交通情况,不知道什么地方容易堵车,不知道什么时候是车辆高峰期,不知道在哪个地方是单行线,你怎么计算领导在路上所花的时间?你安排路上的时间多了,是浪费上司的时间;你安排的时间不够,把领导搞得像去机场赶飞机一样紧张,还有可能因堵车而误事。这样行吗?"头说着,指着我,玛丽,还有珍妮说:
"你们几个年轻的,都要好好熟悉北京市的公共汽车情况,过一阵子,我要考考你们。""哇!"玛丽夸张地叫了起来,"除了我家门口的几条公交线,我只知道坐长安街上的大一路,大四路。像中关村那边,我很少去,即使去,也是打出租去,谁还坐公共汽车?""是呀,我们怎么去了解?"平时话不是很多的珍妮,也插话进来,"北京有几百条公共汽车线路,而且现在几乎每天都还在增加线路,原有的线路也都在变。听说从动物园到颐和园的老332路就改线了。""头,我如果能背下这几百条公交汽车线路,我早就考托福和GRE去了。"玛丽说,"我要是考上托福和GRE,还不跟你拜拜了吗?"头自己也笑了。头虽然身高超过一米八,肤色偏黑,看上去应该属于严厉型的上司;可能是在这个以女性为主的秘书部门里时间呆长了的原因,很难严肃起来,有时甚至让人觉得有些婆婆妈妈。
"我让你们熟悉北京市的公交情况,并不是要你们像准备考托福和GRE那样,搞突击死记硬背;秘书的知识和经验,不能靠突击和死记硬背,只有靠你们平时的积累。比方你们坐在出租车里,就应该留心哪个路口容易堵车,什么时候容易堵车,这样,在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书,没有什么诀窍,也没有什么捷径,除了向别人请教,就是自己多留心,多积累;积累多了,悟性也就高了。"头似乎余兴未尽,接着说:"我们做秘书的,不仅要了解本市的交通情况,对全国的交通情况也应有相当的了解,比方,从北京到上海,到广州,到昆明,到乌鲁木齐,到哈尔滨,乘飞机一般要多长时间,坐火车又要多长时间,这些都要心里有数。"说完,头起身要走。
"头,按您的意思,我们是不是还要了解全世界的交通情况?"玛丽似乎有意跟头抬杠。
"那当然。"头一本正经地说,"比方,从北京到美国东海岸的纽约,乘飞机要一般多长时间;你到奥地利的维也纳,如果没有直飞航班,在哪里转机比较合适,等等。作为秘书,在为上司安排时间日程的时候,脑子里都要有个大概。"头索性拿了一把椅子,在玛丽的对面坐了下来。
"秘书的工作具体而繁杂,从待人接物到给上司安排工作日程,如何作到恰到好处,很大程度取决于秘书的经验;而这种经验又很难从教科书上得到,因此,除了年纪大的同事言传身教,只有靠你们自己在实际工作中去摸索和积累。
"秘书的工作不仅面宽,而且接触的人多,从各部门到公司领导,从公司内部到外来客人,因此,这也就给你们这些年轻的秘书积累经验创造了条件。在我们的日常工作中,只要处处做个有心人,学会观察周围的事,就会有收获。" 像头讲的这些道理,要是在平时,大家会觉得是老生常谈,但今天却感到非常受启发。
"因此,你们每做一件事,每接触一个人之后,都要细想想,哪些把握好了分寸,哪些还有待改进;保持像海绵一样的心态,通过这种日积月累,你们的能力就会在无形中提高。你们秘书大多年轻,在工作中容易出差错。但只要你们每次出差错后认真反思,吸取教训,学到的东西反而会更多。只要你们能够坚持留心,你们的进步肯定会很快。"没人插话。
"总而言之,要想成为一个优秀的秘书,必须具备良好的自我学习和积累的能力。你们听说过古人#39;处处留心皆学问#39;这句话吗?留心皆学问,就是要你们平时多留心。留心是什么意思?留心就是眼勤、耳勤和嘴勤,也就是多看、多听,多问,最后多想。" 一看手表,头想起什么事似的,马上起身要出门。
"明白了#39;处处留心皆学问#39;的道理,就一定能成为一个优秀的秘书吗?"玛丽问,那神情看不出她是认真的还是在开玩笑。
"不!仅仅明白了这个道理还是不行,必须坚持,持之以恒。玛丽,我告诉你,万里长城不是一个白天砌成的。""知道了,头大人。万里长城是黑夜砌成的。"玛丽说着,朝头扮了个鬼脸。
听着玛丽和头的调侃,我脸上开始有些发热。
如果说今天这是对我是一次秘书工作能力的测试的话,按一个职业秘书的标准来衡量,我最多只能得60分。
努力!加油!
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