商务英语:如何写邮件
邮件第一步:问候语 Greeting
一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信给长辈或领导、客户,加上称谓会比较正式,平级同事或合作伙伴直接写名字即可。
当遇到收信人不确定的时候,比如转寄给某项目的相关人员,可以用
To whom it mayconcern,(敬启者:)
Dear Sir or Madam,
格式需注意的'是,所有greeting后面要加逗号,然后空一行开始信件正文。
邮件第二步:告知目的 Purpose
在详细表述前,一般需要一句提纲挈领的话告知邮件重点。
I am writing to inquire …
写信来询问有关 …
I am writing inreference to …
这封信是关于 …
回信的开头可以说
Thank you for reaching out to us regarding …
感谢您联络我们 …
in reference to 和 regarding 是“有关”“关于”的意思。行文中使用会比较正式,我们熟悉的about比较口语化,邮件中最好不要用。对比感受一下:
口语:I’m talking about the meeting scheduled for next week.
正式:I am writing inreference to the meeting scheduled for next week.
正式:I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
这里in reference to与regarding的一点点不同在于,inreference to用于已经跟对方提到过的事而regarding的用法比较广泛。
邮件第三步:正文 Content
商务邮件最重要的一点就是要简~单~明~了!直入主题,不要用大长句,这里不需要你得瑟自己的水平。
“我已将××粘帖至附件”~也是经常使用的句子:
Please review the attached documents thoroughly.
请仔细查阅附件。
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述所提文件已附在文章附件请查阅。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
请参阅附件内的服务相关报价。
邮件第四步:结尾 Closing
通常我们会客气地说,辛苦、感谢、随时沟通之类的。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
如果您有任何问题欢迎随时沟通。
Thank you for your time and consideration.
感谢您的宝贵时间。
I look forward to hearing from you.
盼复。
邮件第五步:
结尾敬语&签名档
Sign off and signature block
这里注意,只要首字母大写就可以了,不用全部大写哈!
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美很少人会用 Regards,Best regards,因为不是很正式,Sincerely是最保守安全的用法!
签名档要跟着结尾敬语后面:
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
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