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会计电算化条件下事业单位档案管理探究的论文

时间:2021-03-27 10:23:20 会计考试 我要投稿

会计电算化条件下事业单位档案管理探究的论文

  [摘要]随着我国经济的飞速发展和信息技术的空前发展,互联网技术已应用于各行各业,会计电算化也创新应用于事业单位的档案管理中。会计电算化的档案管理已成为事业单位会计工作的一部分内容,且会计电算化档案管理对会计工作具有十分重要的意义,其改变了传统纸质档案的方式,使会计电算化档案管理让事业单位的档案信息有了一个全新的形式。本文从会计电算化条件下事业单位档案的特点入手,通过分析会计电算化条件下事业单位保存档案时存在的问题,探究了会计电算化条件下事业单位档案管理的措施和方法。

会计电算化条件下事业单位档案管理探究的论文

  [关键词]会计电算化;事业单位;档案管理

  进入21世纪以来,我国的信息化水平迅速发展,我国的事业单位开始对会计电算化档案进行管理,且会计电算化使档案管理数据更加准确,还能更好的节省纸质资源,节约资源,节省时间。而传统的人工管理档案容易造成档案数据的丢失;会计电算化对档案的管理弥补了传统档案管理的不足之处,但在电算化应用过程中,由于管理原因也带来一些问题。因此,本文结合会计电算化在档案管理中的特点以及存在的不足,探究如何更好的使用会计电算化进行档案管理。

  1会计电算化档案的特点

  1.1会计电算化档案的范围和存储载体扩大

  会计电算化档案在档案保存上发生了很大的变化,电算化档案一般是通过打印机的打印或者是硬盘进行保存。会计电算化档案和传统纸质档案在保存形式上有了很大的变化,会计电算化档案对事业单位的档案要求是要有内部的电子档案,同时要能打印出纸质档案,通过两种形式的管理有利于档案的安全。

  1.2电算化档案保管的要求提高

  电子档案管理需要在一定的条件下,有安全的保存空间,有存储介质的保障,有存储的有效期限,只有这三个条件都充分具备后,才能更好地进行会计电算化档案管理。传统的档案管理是直观的,但电算化档案是依赖于计算机对资料进行保存的,会计电算化档案的保存应该与会计的其他内容一样进行保存,为了方便查询,还要对会计电算化档案进行妥善保存,并在合理的有效期内进行使用。

  1.3会计电算化档案保密的要求提高

  我国事业单位在性质上是不同于其他私人企业的,事业单位从事的工作具有一定的特殊性,事业单位的档案和其他单位档案相比保密性要求更高,所以,事业单位对档案的管理要求更高,重要性更高。进行会计电算化档案管理时,要按照会计其他工作的要求,无论是在保存介质、保存期限还是保存空间上,都应重视保密性。

  2会计电算化档案管理存在的问题

  2.1管理制度不健全

  事业单位在进行会计电算化档案管理后,对会计电算化提出了更高的要求,增加了会计工作的内容。但是实际工作中,事业单位对档案管理的重视程度不够,对会计电算化档案的应用只是在形式上进行了改变,对档案管理的处理工具发生了变化后,很多内容还是沿用传统的会计系统进行管理,对档案管理并没有采用有效的措施和方法进行保管,且对会计电算化档案管理的工作人员没有明确规定其责任,因此,存在保管不当、工作人员管理意识不高的现象,最终导致电子档案的损坏。

  2.2纸质会计档案保管期限不合标准

  一般情况下,事业单位对档案打印都采用一般的针式打印,经过较长时间后纸质档案资料容易褪色且变得模糊不清,严重影响使用。一般情况下,使用针式打印机打印的会计档案会在7年或8年后变得模糊不清,为了安全起见,事业单位应采用必要的`措施进行保护。

  2.3会计电算化档案管理人员素质不高

  相对传统的档案管理人员,对会计电算化档案管理没有太多的经验,对档案的认知依旧停留在传统档案管理的认知上,会计工作人员对档案管理不够了解,会计电算化档案管理人员素质不高,不能将档案与会计电算化工作相结合,不能对会计电算化档案的相关数据进行及时备份,影响事业单位财务管理的发展。

  3会计电算化档案管理的具体措施

  3.1加强会计档案管理制度

  事业单位要建立和完善会计电算化的保管制度,并通过规章制度明确规定会计电算化档案管理人员的工作职责,加强对档案的管理,确保会计电算化档案数据的及时备份和保存。

  3.2建设会计电算化硬件设施

  针式打印机打印文件的保存时间相对较短,因此,事业单位应重视对打印机设备的改进,配备清晰的激光或者喷墨打印机,使打印文件的保存时间更长,字迹更加清晰。事业单位对会计电算化的工作软件应进行定期维护和更新,通过互联网,保证系统的安全可靠性,避免档案内容的泄露。

  3.3培养高素质的会计档案工作人员

  事业单位应对会计工作人员进行系统的培训,并进行定期考核,从而提高工作人员的专业素质和水平。事业单位可以组织相关知识讲座或者见面交流会,通过多种形式的活动,提高会计工作人员的专业技能,提高档案管理工作的效率,从而有效进行档案管理和档案保存工作。

  4结语

  随着时代的发展和信息技术的不断革新,我国事业单位会计电算化档案工作还需加强和完善,且在传统档案管理对会计电算化档案管理还存在影响下,事业单位要针对会计电算化档案的特点和存在的问题,完善会计电算化档案管理制度,更新会计电算化档案的硬件设备,提高会计电算化档案会计工作人员的综合素质,还要充分结合事业单位会计电算化档案的重要性,进行妥善保管,确保档案的保密性和安全性,以便更好地为事业单位会计工作提供服务

  主要参考文献

  [1]王茂林.事业单位会计电算化档案管理[J].科协论坛,2008(4).

  作者:朱红霞 单位:潍坊市潍城区民政局

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